Cómo pasar un extracto bancario PDF a Excel y comprobarlo
La extracción usa un analizador general, aunque reconozca el nombre de un banco; exige revisar cada movimiento.
Elige un extracto PDF con capa de texto de menos de 25 MB. Introduce localmente su contraseña si hace falta. Extrae la tabla y revisa fechas, conceptos, débitos, créditos, saldos y cada línea de origen. La detección del nombre del banco es solo una etiqueta: no aplica una plantilla certificada por la entidad. Examina las filas marcadas antes de habilitar la exportación.
Los importes se leen completos, incluso decimales sin separadores de millares como 1234.56. Cuando aparecen importe y saldo acumulado, se infiere débito o crédito solo si el cambio de saldo coincide con ese importe dentro de un céntimo. Las diferencias se marcan para revisión; no se inventa un importe para cuadrar. La hoja incluye el estado de conciliación y el texto fuente.
Por ejemplo, un saldo anterior de 10.000,00 seguido de un movimiento de 1.234,56 y saldo de 8.765,44 respalda un débito de 1.234,56. Si el saldo siguiente fuera 8.000,00, hay discrepancia: no conviertas silenciosamente el movimiento en 2.000,00. Contrasta saldo inicial, filas ausentes y saldo final con el extracto.
Empieza con un extracto sintético o anonimizado y corto mientras aprendes la vista previa. Las filas en revisión o discrepancia muestran la línea original junto a la salida. Reconocer una advertencia permite exportar; no certifica que se haya corregido.
Compara la primera transacción, las transiciones entre páginas y la última; concilia todas las filas antes de usar la hoja. Una línea continuada o un encabezado repetido puede exigir limpieza manual. Conserva la exportación sin editar para poder rastrear después los cambios.
Para importar movimientos a una cuenta bancaria de QuickBooks Online, elige CSV de QuickBooks solo tras revisar el extracto entero. Intuit acepta tres columnas Fecha, Descripción e Importe, o cuatro columnas Fecha, Descripción, Crédito y Débito. Esta herramienta exporta tres: importe negativo para salidas y positivo para entradas. Las exportaciones ordinarias Excel y CSV conservan líneas fuente, saldos y estado de revisión.
Selecciona el orden de fechas del origen y confirma el siglo si emplea años de dos dígitos. El CSV para QuickBooks usa DD/MM/AAAA; elige ese formato al asignar columnas en la importación. Advertencias de extracción, fechas inválidas, direcciones inciertas y saldos que no cuadran bloquean el archivo de importación. Reconocer una advertencia de la exportación normal no arregla la fila. Los extractos de tarjeta de crédito requieren verificar por separado signos y tipo de cuenta según las instrucciones de Intuit.
La preparación del archivo es local y aquí se limita a 1.000 movimientos y 350 KB. Intuit indica que el archivo de importación debe estar en inglés; esta herramienta no traduce los conceptos del extracto, así que confirma su compatibilidad con tu cuenta antes de subirlo y conserva el original. En QuickBooks Online, escoge la cuenta correcta, asigna Fecha, Descripción e Importe, revisa la vista previa y evita duplicados de importaciones anteriores. Preparar el CSV no requiere conectar el banco ni iniciar sesión en QuickBooks; esta herramienta no sube movimientos a ese servicio.
Conciliar un débito sin inventar importes
| Saldo anterior | Importe / nuevo saldo | Cómo tratarlo |
|---|---|---|
| 10000.00 | 1234.56 / 8765.44 | Débito 1234.56; coincide |
| 10000.00 | 1234.56 / 8000.00 | Diferencia; no sustituir por 2000.00 |
| Sin saldo anterior | 1234.56 / 8765.44 | Verificar el sentido en el original |
Todas las cifras son sintéticas. La exportación conserva la línea original y el estado de conciliación junto a los valores. Confirma que cada movimiento aparezca una sola vez: un saldo final plausible puede ocultar filas omitidas. Reconocer un banco no activa un analizador certificado. Los escaneos y descripciones partidas exigen más revisión.
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